Niezależnie od tego, czy pracujesz od dziewiątej do piątej, pracujesz zdalnie, czy zostajesz w domu z dziećmi, każdy potrzebuje skutecznej metody zarządzania swoim dniem.
W końcu perfekcjonizm , prokrastynacja i mit wielozadaniowości to bardzo realne zagrożenia, które mogą zatrzymać nawet najbardziej produktywnych ludzi w jednym miejscu.
Jak więc przejąć kontrolę nad swoim harmonogramem i naprawdę załatwić sprawy? W tym miejscu pojawia się blokowanie czasu, czyli dzielenie czasu.
W skrócie
Czasami mamy tak dużo na głowie, że zniechęcamy się lub przytłaczamy i w rezultacie nie robimy nic. Mimo że życie rzuca na nas tak wiele, dobrze jest mieć sposób na poradzenie sobie ze wszystkimi swoimi zadaniami. Blokowanie czasu może nam w tym pomóc. Dzieląc dzień na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części, możemy być bardziej wydajni, produktywni i mniej zestresowani.
Dlaczego blokowanie czasu faktycznie pomaga nam w załatwianiu spraw
Przejęcie kontroli nad swoim czasem poprzez planowanie lub dzielenie go na kawałki lub bloki zwiększa produktywność . Najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem na osiągnięcie tego jest „blokowanie czasu”. 1
Blokowanie czasu, czasami nazywane „monotaskingiem” lub „podziałem czasu”, to technika zarządzania czasem, polegająca na blokowaniu okresu czasu na wykonanie określonego zadania.
Na przykład zamiast sprawdzać telefon za każdym razem, gdy otrzymasz e-mail lub powiadomienie z mediów społecznościowych, możesz zablokować określone pory dnia, w których możesz odpowiadać na telefony, odpowiadać na e-maile i sprawdzać konta w mediach społecznościowych.
Zasadniczo przeznaczasz określone bloki czasu na ukończenie ważnych zadań lub projektów. Ostatecznie Twój harmonogram jest podzielony na fragmenty czasu, w których koncentrujesz się na jednym zadaniu lub projekcie na raz.
Ten rodzaj zarządzania czasem nie tylko ułatwia zarządzanie listą zadań do wykonania, ale także zapewnia większą kontrolę nad swoim dniem i pomaga ustalać priorytety zadań. Blokowanie czasu poprawia także koncentrację i zapobiega odwlekaniu . A pod koniec dnia poczujesz, że rzeczywiście coś osiągnąłeś.
Tylko 2,5% ludzi naprawdę potrafi wykonywać wiele zadań jednocześnie – większość po prostu wierzy, że to możliwe
Wiele osób wierzy, że mogą robić wiele rzeczy na raz i robić je wszystkie dobrze. Jednak badania pokazują, że tylko około 2,5% ludzi jest w stanie efektywnie wykonywać wiele zadań jednocześnie. Reszta populacji wierzy tylko , że skutecznie wykonuje wiele zadań jednocześnie.
W rzeczywistości próba robienia więcej niż jednej rzeczy na raz – na przykład wysyłanie SMS-ów, prowadzenie samochodu lub pisanie ważnego e-maila podczas odpowiadania na telefon klienta – utrudnia dobrą realizację obu zadań. 3
Tymczasem badanie przeprowadzone w 2013 roku na Uniwersytecie Utah wykazało, że osoby, które próbują pogodzić wiele zadań na raz, łatwiej się rozpraszają, są mniej produktywne, popełniają więcej błędów i uzyskują gorsze wyniki w testach zapamiętywania. 4
Podobnie szybkie przełączanie między dwoma projektami również może mieć wpływ na wyniki. Zadania realizujemy znacznie efektywniej, gdy poświęcamy im całą swoją uwagę. 5 Co więcej, neurobiolodzy ostrzegają, że próby robienia kilku rzeczy na raz lub rozdzielania uwagi wpływają na naszą zdolność do wykonywania nawet prostych zadań. 6
Oznacza to, że im więcej wykonujemy wielu zadań jednocześnie, tym mniej jesteśmy w stanie osiągnąć. Powód jest prosty. Tracimy zdolność koncentracji , co oznacza, że projekty trwają dłużej, niż powinny.
Jak wielozadaniowość wpływa na produktywność i zdrowie mózgu
Jak korzystać z blokowania czasowego (plus przykładowy harmonogram)
Takie podejście nie tylko zmniejszy liczbę błędów umysłowych, ale także pomoże ci uwolnić kreatywność , zwłaszcza że całą swoją energię i uwagę skupisz na jednym zadaniu w określonym przedziale czasowym. 7
Oto przegląd tego, jak możesz włączyć blokowanie czasu do swojego życia.
Opracuj swoją listę — nie pomijaj niczego
Zacznij od sporządzenia listy wszystkich rzeczy, które musisz zrobić w danym tygodniu. Wypisz wszystkie swoje projekty zawodowe, zobowiązania rodzinne, a nawet cele związane z ćwiczeniami. Celem jest uwzględnienie wszystkiego, od rozmów telefonicznych, które należy wykonać, po posiłki, które należy przygotować.
Umieść gwiazdki przy rzeczach, które koniecznie muszą zostać zrealizowane, jak projekty do pracy, spotkania z klientami, wizyty u lekarzy. Zwykle zadanie to wykonuje się w piątek po pracy lub w niedzielę wieczorem przed rozpoczęciem tygodnia pracy.
Jednozadaniowość zapewniająca produktywność i zarządzanie stresem
Określ swoje priorytety
Gdy lista będzie już gotowa, przejrzyj ją i umieść gwiazdki przy projektach, które są Twoimi najważniejszymi priorytetami w tym tygodniu. Spróbuj ograniczyć to do około dwóch do trzech rzeczy dziennie. Celem jest zapewnienie najważniejszym zadaniom najlepszych miejsc w harmonogramie blokującym czas. Powinieneś także zaplanować, aby każdego dnia znaleźć czas na odpowiadanie na e-maile, odbieranie połączeń telefonicznych i sprawdzanie mediów społecznościowych .
Utwórz plan dnia
Następnym krokiem jest zastanowienie się, ile czasu masz w ciągu dnia i ile czasu chcesz przeznaczyć na każde zadanie na liście.
Zacznij od utworzenia bloków czasowych na rzeczy, które robisz każdego dnia, takie jak poranne i wieczorne rytuały, ćwiczenia, dojazdy do i z pracy, posiłki i ich przygotowywanie, pomoc w odrabianiu zadań domowych i tak dalej.
Przykład blokowania czasu
Przykładowy plan dla osoby pracującej w domu może wyglądać następująco:
- 6:00 do 7:30 Poranny rytuał/ćwiczenie
- 7:30 do 8:00 Zabierz dzieci do szkoły
- 8:00 do 8:30 Odpowiadaj na e-maile/sprawdź media społecznościowe
- 8:30 do 10:30 Projekt priorytetowy (wpisz jeden ze swoich priorytetów)
- 10:30 do 11:00 Przerwa/Rozmowy telefoniczne
- 11:00 do 12:30 Projekt priorytetowy (wpisz jeden ze swoich priorytetów)
- 12:30 do 13:00 Przerwa na lunch
- 13:00 do 13:30 Odpowiadaj na e-maile/sprawdź media społecznościowe
- 13:30 do 15:30 Projekt priorytetowy (wpisz jeden ze swoich priorytetów)
- 15:30–16:30 Powrót dzieci ze szkoły/Rozmowa o dniu
- 16:30 do 18:00 Przygotowanie / zjedzenie kolacji / sprzątanie
- 18:00 do 19:00 Projekt priorytetowy (wpisz jeden ze swoich priorytetów)
- 19:00 do 21:00 Czas wolny/pomoc w odrabianiu prac domowych
- 21:00 21:30 Odpowiadaj na e-maile/sprawdź media społecznościowe
- 21:30 do 22:00 Wieczorny rytuał
Oczywiście jest to bardzo prosty plan i nie będzie odpowiedni dla każdego. Kluczem jest opracowanie planu swojego typowego dnia z blokami czasu, w których możesz skupić się na ważnych zadaniach lub projektach.
Jeśli pracujesz dla firmy, która organizuje spotkania zespołu, regularne szkolenia lub cotygodniowe telekonferencje, musisz to również uwzględnić. Nie zapomnij o uwzględnieniu czasu na podróż, jeśli masz spotkania lub spotkania, w których musisz uczestniczyć w ciągu tygodnia. Być może będziesz musiał opracować inny plan na weekend.
Możesz potrzebować nowego planu co tydzień
Niektórzy ludzie będą musieli co tydzień opracowywać nowe plany. Inni ludzie mają bardzo zorganizowane środowisko pracy i mogą tydzień po tygodniu korzystać z tego samego planu. Rób to, co działa dla ciebie. Masz kontrolę nad swoim harmonogramem i możesz go dostosowywać i zmieniać tak, aby odpowiadał Twoim potrzebom i priorytetom.
Zablokuj cały dzień
Idealnie byłoby, gdyby Twój plan był już gotowy, będziesz mógł zablokować każdy dzień tygodnia. Zacznij od swoich najważniejszych priorytetów i stamtąd idź. Na przykład, jeśli Twoim najważniejszym priorytetem w tym tygodniu jest napisanie do piątku obszernego raportu z działalności, zastanów się, ile czasu zajmie Ci jego złożenie.
W związku z tym, jeśli uważasz, że wypełnienie raportu zajmie Ci cztery godziny, możesz zaplanować dwie godziny w poniedziałek i dwie godziny we wtorek na pracę nad raportem. Następnie w środę zaplanuj kolejną godzinę na sprawdzenie, wprowadzenie zmian i sfinalizowanie.
Planując wyznaczenie bloków czasu na ukończenie raportu na początku tygodnia, nie tylko zapobiegniesz zwlekaniu, ale także zarezerwujesz czas, który musisz skupić się na opracowaniu raportu.
Chroń swój czas
Po ukończeniu harmonogramu chroń swój czas najlepiej, jak potrafisz. Oczywiście pojawią się nieoczekiwane rzeczy i będziesz musiał wykazać się elastycznością. Powstrzymaj się jednak od poświęcenia czasu na priorytetowy projekt na rzecz czegoś, co może poczekać.
Komunikuj się ze współpracownikami i członkami rodziny, gdy będziesz niedostępny. Następnie traktuj te bloki czasu tak, jakbyś spotykał się z bardzo ważnym klientem. Nikomu nie przyszłoby do głowy przerywać Ci podczas spotkania. Podobnie celem jest to, aby nie przeszkadzano Ci w czasie chronionego priorytetowego projektu.
Co to oznacza dla Ciebie
Efektywne wykorzystanie blokowania czasu może pomóc Ci przejąć kontrolę nad swoim dniem, skupić uwagę i zapobiec odwlekaniu. Na początku stworzenie planu, który będzie dla Ciebie odpowiedni, może zająć trochę czasu, prób i błędów, ale przy odrobinie praktyki i małej dozie cierpliwości szybko staniesz się profesjonalistą.
Dodaj komentarz
Musisz się zalogować, aby móc dodać komentarz.